Wat doen we?

Participatie gaat over op welke manieren inwoners mogen meedenken en meepraten over onderwerpen en beleid in de gemeente. Participatie is een belangrijk thema voor onze bestuursperiode. Participatie is een rode draad in het coalitieakkoord en in dit collegeprogramma, maar ook onderwerp op de raadsagenda. In verschillende resultaten in dit collegeprogramma is participatie concreet benoemd, onder andere bij energietransitie (7.2.1), ruimtelijke plannen en wonen (8.2.3), invoering van de Omgevingswet (8.2.2) en openbare ruimte (5.6.5 en 8.2.3).
Wij brengen de verschillende initiatieven op het gebied van participatie samen in een uniforme werkwijze door hiervoor een programma participatie in te richten. We stellen hiervoor een toolbox samen. De middelen en methodes uit deze toolbox helpen medewerkers en inwoners om op een effectieve manier participatie in te zetten. We stellen een tijdelijke programmamanager aan om dit te realiseren.

De programmamanager participatie is verantwoordelijk voor het verder professionaliseren en structureel integreren van participatie binnen onze organisatie. Het is de bedoeling verder aan de slag te gaan met het uitrollen van de participatie, hoe en wanneer betrekken wij inwoners in het meedenken en meepraten over onderwerpen en beleid in de gemeente. De werving voor de vacature voor de tijdelijke programmamanager heeft niet geleid tot een match, ondanks dit is er wel meer aandacht voor de integraliteit op het gebied van burgerparticipatie. Dit is goed te zien bij het proces van de woonzorgvisie, de visie Sociaal Domein en de omgevingsvisie.

Het verbeteren van de bestuurlijke en ambtelijke werk- en omgangsvormen richt zich op verschillende dimensies. In de eerste plaats raakt dit het functioneren van de raad zelf. Daarnaast gaat het om de betrekkingen tussen het college en de raad. Verder is er het samenspel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie en tenslotte het samenspel met de samenleving. Van belang is dat men op een respectvolle manier met elkaar omgaat met ruimte voor eenieders mening en standpunt. Het debat wordt op een goede en toegankelijke manier gevoerd, het besluitvormingsproces is helder en duidelijk en men gunt elkaar een succes.

Raad en college moeten vanuit een duidelijke taakverdeling werken met een heldere rolverdeling in termen van opdrachtgever- en opdrachtnemersrol. Het college ondersteunt de raad bij het nemen van uitvoerbare besluiten en voert deze besluiten uit. Rolzuiverheid, verantwoording, evalueren en leren moeten structureel onderdeel zijn van het samenspel tussen raad en college.

De ambtelijke organisatie ondersteunt het college (en de raad) vanuit een integrale werkwijze en fungeert als antennefunctie voor het bestuur. Zij informeert het bestuur over belangrijke opgaven en urgente ontwikkelingen in de samenleving. In de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie hebben we de uitdaging om onze organisatie hierop nog beter in te richten en onze medewerkers daarvoor de goede uitrusting te geven.

Voor een goed samenspel met de samenleving is het van belang om samen op te trekken en zuiver te zijn over rolverdeling, taken en verantwoordelijkheden. Rond concrete maatschappelijke opgaven organiseren we samenwerking en bundelen we de krachten. Participatie vormt een rode draad in de aanpak van de ambities uit dit collegeprogramma.

Het verbeteren van de bestuurlijke en ambtelijke werk- en omgangsvormen is een proces van lange adem. Een allesomvattende aanpak is er eigenlijk niet. De bereidheid om te willen veranderen en het inzicht in de mogelijkheden en kansen om elkaar te versterken en te helpen, zijn de eerste stappen naar een verbeterde samenwerking. In de raadagenda wordt de verdere aanpak uitgewerkt.

Het verbeteren van de bestuurlijke en ambtelijke werk- en omgangsvormen blijft een lastig en veelzijdig thema. Zowel in de raad als in aanverwante commissies die over het functioneren van de raad gaan, bijvoorbeeld het Presidium en de agendacommissie, wordt vaker gereflecteerd op het eigen handelen van de raad. Het behouden van rolzuiverheid is soms nog lastig en het is essentieel dat iedereen bereid is en blijft om te evalueren en te blijven leren.

In navolging van de in 2023 uitgevoerde vergaderscan heeft de raad april 2024 een training kunnen volgen over framing, interrupties en overredingskracht. Deze training was een samenwerkingsvorm vanuit de Gelderland Academie. Ook heeft de raad in maart 2024 een training kunnen volgen over de controlerende taak van de raad. Deze training heeft bijgedragen aan het behouden van rolzuiverheid.

Onze inwoners konden in het voorjaar van 2024 deelnemen aan de cursus Politieke Actief. Op deze manier proberen we inwoners van onze gemeente meer inzicht te geven in de gemeente en de lokale politiek. Dat zorgt voor meer wederzijds begrip.

Een goede interne beheersing is de basis voor een transparante en betrouwbare gemeente, die zijn doelstelling weet te realiseren en verantwoord omgaat met de middelen die zij beheert. We willen een (digitaal) toegankelijke, betrouwbare organisatie zijn waarbij veiligheid en zorg voor onze inwoners voorop staat. Om dit te kunnen realiseren moet de interne beheersing van onze bedrijfsvoeringsprocessen op orde zijn.

Wij zijn verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de risico’s en moeten daar adequate maatregelen voor inrichten. Hiervoor is concernbreed aandacht, ook waar het gaat om de beschikbare capaciteit om de uitvoering van de bestuurlijke ambities te realiseren vanuit alle domeinen (fysiek, sociaal en bedrijfsvoering). Dit is een belangrijke randvoorwaarde voor het behalen van de doelen in het coalitieakkoord en dit collegeprogramma.

Wij leggen verantwoording af aan de raad over de kwaliteit van de interne beheersing in de paragraaf bedrijfsvoering van de documenten uit de planning- en controlcyclus. Daar gaan we in op de kwaliteit van de interne beheersing met specifieke aandacht voor onderwerpen als rechtmatigheid, privacy en informatieveiligheid. Met name ook de verwachte toename van het aantal cyberincidenten de komende jaren, vereist dat cybersecurity integraal onderdeel moet zijn binnen onze processen. We blijven dan ook investeren in het veilig inrichten van onze bedrijfsvoeringsprocessen en zorgen voor bewustwording bij onze medewerkers.

Ter ondersteuning hiervan starten we met de doorontwikkeling van meetlatten en (beleids)indicatoren om de effectiviteit van beleid beter te kunnen meten.

Wij hebben in beeld welke verbeteringen wij door moeten voeren. De beheersing is op orde, maar er moeten nog verbeteringen worden doorgevoerd om geheel in control te zijn. De organisatieontwikkeling is daar een belangrijk onderdeel van en de acties die daar mee samenhangen lopen volgens plan.

Om de lokale economie te stimuleren, zetten we in op het gebruik van lokale producten. Dit geldt ook voor lokale diensten. In verband met de complexiteit van inkoop en aanbesteding en de toenemende aandacht vanuit rechtmatigheid is het noodzakelijk om voor dit onderwerp vol aandacht te hebben. Dit thema – en ook social return en duurzaamheid - komt nadrukkelijk aan bod bij het herijken van ons inkoopbeleid. Tevens positioneren we de inkoopfunctie zodanig dat deze past bij de huidige ambitie van de organisatie en het bestuur.

Het proces om inkoop lokaal te organiseren loopt, echter is er een sterke afhankelijkheid van de SDL. De SDL neemt haar tijd om de ontvlechting te organiseren en mogelijkheden te verkennen in samenwerking met 1Stroom. Wij koersen af op 1 juli 2024 als datum waarop we het proces zelfstandig vorm geven.

Het uitgangspunt hierbij is dat er aansluiting is op de visie en missie van de organisatie. Het doel van het strategisch personeelsbeleid is om ondersteunend te zijn aan het realiseren van doelstellingen (beleidsmatig en organisatorisch) door adequate inzet van personeel en organisatie. Het stapsgewijs toewerken naar een vernieuwd strategisch personeelsbeleid stelt ons in staat om in te spelen op veranderingen in de toekomst. Na de herindeling in 2018 zijn we vooral bezig geweest met consolideren en de basis van de organisatie op orde brengen. We willen nu meer gaan kijken naar veranderingen in de samenleving, maatschappelijke opgaven, nieuwe taken en de arbeidsmarkt. We brengen op basis daarvan kansen en uitdagingen in beeld.

Door dit anticiperend inzicht kunnen we tijdig interventies in gang zetten om de organisatie wendbaar te houden. Bijvoorbeeld door:

• Arbeidsmarktcommunicatie
• Doorontwikkeling van de Zevenaar Academie
• Beleid voor duurzame inzetbaarheid
• Verhogen van digitale vaardigheden
• Datagedreven werken
• Digitalisering, automatisering en robotisering
• Aanpassing van arbeidsvoorwaarden
• Aansluiting beschikbare formatie t.o.v. uitvoeringsvraag borgen (m.n. binnen fysiek en sociaal domein)

Een onderdeel van het strategisch personeelsbeleid is het opmaken van een strategische personeelsplanning. Op basis van de opgedane inzichten inventariseren we welke competenties noodzakelijk zijn om de doelstellingen en ambities van bestuur en organisatie te realiseren. We brengen kwantitatief en kwalitatief in beeld wat de huidige situatie is en waar we naar toe willen groeien. Wij houden daarbij rekening met de te verwachten competenties als gevolg van de ambities zoals deze in het coalitieakkoord zijn opgenomen. Wij sturen op het (verplicht) ontwikkelen en bijhouden van (dienstverlenings)competenties, schriftelijke en mondelinge communicatie en vakinhoudelijke kennis en competenties.

In het kader van strategisch personeelsplanning zijn de interne en externe ontwikkelingen in beeld gebracht. Er heeft een kwantitatieve analyse plaatsgevonden op het huidige personeelsbestand. Hiermee is onze in-, door-  en uitstroom in beeld.
De vervolgstap is dat we een bredere kwalitatieve analyse maken op basis van de benodigde competenties. Op basis van de data vanuit de kwantitatieve analyse en de bredere kwalitatieve analyse, wordt strategisch personeelsbeleid ontwikkeld voor de komende jaren. Deze voeren we na de ingezette organisatieontwikkeling uit.

Ten aanzien van arbeidsmarktcommunicatie is de “Werken bij de gemeente Zevenaar" pagina gelanceerd waarop wij ons als werkgever presenteren. Hierop plaatsen we onze vacatures maar vullen deze ook verder aan met testimonials en video’s waarmee geïnteresseerden zich een goed beeld kunnen vormen van de diversiteit aan functies en werkzaamheden binnen gemeente Zevenaar.
Met de Zevenaar Academie zijn verdere stappen gezet door leerpaden op te nemen waarmee medewerkers die nieuw bij ons in dienst komen snel hun weg kunnen vinden binnen onze organisatie. Maar ook door specifiek inhoudelijke trainingen aan te bieden voor bijvoorbeeld de medewerkers van Publiekszaken.
Verder is een belangrijke ontwikkeling dat het digitale werken toeneemt. Dit vraagt wat van onze medewerkers. We vinden het belangrijk dat zij digitaal vaardig zijn. Om dit te bepalen heeft er een nul-meting plaatsgevonden van het huidige niveau en de leerbehoeften. Op basis van deze resultaten biedt de Zevenaar Academie een passend leeraanbod.
Wat betreft de aanpassing van onze arbeidsvoorwaarden: sinds 1 mei 2023 geldt een regeling voor reiskosten woon- werkverkeer. Daarnaast is het Individueel Keuze Budget (IKB) verruimd.